コロナ禍を背景に少しずつ浸透している「テレワーク」。
感染のリスクを減らすことができたり、通勤の手間がなくなったりと、テレワークを導入することによるメリットは数多く存在します。
しかしその一方で、テレワーク導入時に発生する通信費を会社、従業員のどちらが負担するのかといった問題も表面化されてきました。
この記事では、テレワーク勤務時の通信費を誰が負担するのかについて解説していきます。
目次
テレワークのネット環境は会社負担？
従業員へテレワークの指示を出すのは会社側です。
ならば、ネット環境の構築などにかかる金額は会社が負担してくれるのかというと、必ずしも全額ではない場合もあります。
どの程度負担を受け持ってくれるかの対応は会社ごとに多様であり、従業員にとってはテレワーク時代の新しい悩みの種にもなっています。
ネット環境を一から整えるだけでも、無視できない金額がかかります。
この記事では、テレワークを始めるにあたって、従業員のテレワーク環境構築の負担について解説します。
通信回線費用・通信費用の負担
光回線の開設工事費や新規契約費などは、主にインターネット環境のなかった従業員にとって、最初に請求されるお金です。
会社内で使用していたパソコンを持ち帰るなどしたとしても、インターネットが使える環境づくりは必須になります。
場合によってはプロバイダ契約料金もかかります。
テレワークに必要だと認められやすい通信設備費は、会社が全額負担してくれる場合が多く見られます。
しかし、テレワーク以外の目的ですでにインターネット回線を契約している場合などは、回線の月額利用料金まで会社全額負担とはなりにくく、一部負担のケースがあります。
特に、家族と共同で使用している場合などは一部負担になりやすいです。
パソコン・周辺機器代の負担
パソコンなどの機器代は、会社側が全額負担することの多い費用になります。
会社に置かれていたパソコンやスマートフォンを持ち帰り、テレワーク業務に利用するとなると、もともと会社の買ったもので済みます。
一方で、自宅のパソコンを使用するとなると、セキュリティ対策を万全にしておかねばなりません。
理由は、顧客のプライベートな情報や従業員のデータなどに関する業務を、会社から離れ、しかもセキュリティもゆるい自宅で任せることはできないためです。
会社側がパソコンだけでなく、周辺機器代も負担してくれる場合もあります。
全額負担すると言っている会社であれば、必ず周辺機器代も申請して請求しましょう。
光熱費・その他の費用の負担
テレワーク期間中の光熱費や些細な物品の購入代などは、どの程度会社が負担してくれるか、会社ごとの差が激しい部分です。
特に光熱費は、一人暮らしでなく実家暮らしの場合、どこまで仕事のために使われたのか、判断がつきにくくなります。
従業員が自宅でのテレワーク業務のために、細々とした文具などの物品を買い揃えたとします。
文具類は基本的に会社側の負担になるので、出費の記録を残しておき、会社規定の方法に則って、立て替えておいた料金を請求しましょう。
会社の全額負担と一部負担
従業員のテレワーク業務にまつわる負担は、会社の全額負担、会社の一部負担、または従業員の全額負担のうち、いずれかとなります。
ただし、会社が全額負担する場合でも、負担する必要がないと判断されれば、従業員側から見れば一部しか負担していないことになります。
とは言え、最初から一部負担だと伝えている場合よりも、全額負担の場合の方が会社側がより多くの負担を受け持ってくれるでしょう。
一部負担の扱い
会社の一部負担の場合、会社側は「在宅勤務手当」を従業員へ渡します。
会社側は、一部とはどの程度の負担なのかを、従業員へ事前に明確にしておく必要があります。
全額負担の場合ももちろんですが、一部負担である場合は特に重要です。
従業員側であれば、伝えられた就業規則、またはテレワーク規則の中身を読みこみ、自分が会社側へ申請できる範囲を理解しておく必要があります。
テレワーク移行を急いで、詰めが甘い規定になっていたり、要領を得ないと感じたりすることなどがあれば、早めに上司に相談しましょう。
経費での精算を申し込む場合は、申請紙またはオンラインツールの申請フォームへ書き込んで送ることになります。
テレワーク業務が開始され、慌ただしく順応していこうとすれば、必要もない損をすることにつながります。
正確に、過不足なく、なにかあれば上司へ報告をしましょう。
従業員の全額負担の問題
従業員が全額負担するなどという、あり得ないような状況も実はあります。
テレワーク移行を急がなければならないと焦って、自分の貯金で特別高価なパソコンを買い、その後もテレワークだけに使用している場合などです。
その他、コロナ禍の世において、様々なトラブルが起きたと報告されています。
対策としては、事前に会社内で、規定に関する話し合いを行う流れを自然なものとすることです。
テレワーク移行がただのアイデアではなく、ブラッシュアップされたテレワークシステムの完備計画となっていれば、従業員側も、在宅で今まで以上に仕事に励もうと精神的余裕も生まれやすくなります。
もし万一トラブルに遭遇した場合、泣き寝入りするのではなく、おかしいと感じたときには具体的な行動を起こすべきです。
会社のテレワーク規定に納得できない箇所があると指摘された会社は、通常ならば改善に向けて動き始めるでしょう。
従業員への負担額が多ければ多いほど会社を離れていくことにもなるため、長い目で見れば、会社側にとっても結果的にマイナスになる問題でもあります。
従業員側は、自分の負担のすべてをまとめておくことも大事です。
テレワークの費用負担の在り方
会社側が要求して従業員がテレワークを始めるときには、ネット環境整備などでかかる費用は特に、企業が全額負担または一部負担するのが基本です。
事前に、従業員はテレワークに関する規定を、理解できるまで読みこんでおきましょう。
申請の方法に従って、会社側が受け持ってくれるだけの費用の内容を記入して送り、適切に負担してもらいましょう。
もしトラブルが発生した場合には、問題を放置せずに、会社と従業員双方の側から改善を試みます。
会社側が無法な態度をとる場合には、従業員側は臆することなく、ときには外部の手も借りて対処しましょう。
テレワーク業務が一般的になり、これからさらにテレワークへ新しく移行を決定する会社も次々に現れると予想できます。
今後テレワークになりそうな会社で働く従業員は、会社の動向に注意しつつ、テレワークの方法についても調べておくとよいでしょう。
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