テレワークを導入したい企業必見！ネット環境を整えるのは会社負担になるのか？

新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業ではテレワークが推奨されています。

そのため、各企業ではテレワークのための就業規則の設定や環境整備が優先事項として取り上げられています。

一言でテレワークと言ってもさまざまな種類があるため、定義を理解しておきましょう。

テレワークとは？テレワークの定義を解説

テレワークとは、決まった時間や場所を選ばず柔軟な働き方で、情報通信技術を利用しながら働くことを言います。

導入する際には、インターネット環境が必要になります。

オフィスで業務をする際には、会社に設置されたWi-Fi環境やインターネット環境を利用して業務を行いますが、テレワークは会社以外でのインターネット環境を構築する必要があるでしょう。

テレワークとは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス」に分けられ、在宅勤務は従業員の自宅で仕事をすることを言い、モバイルワークは取引先のオフィスや移動中に仕事を行うことを言います。

サテライトオフィスは、コワーキングスペースなどWi-Fi環境が整っている場所が多いでしょう。

テレワークのメリット

テレワークの導入は、企業と従業員の両方にメリットがあります。

通勤が必要ないため、従業員は通勤のストレスや時間をかけずに業務に集中することが可能です。

企業は交通費を支払う必要もなくなるため経費削減に繋がり、オフィスに通勤する必要がなくなることで、従業員は居住地に左右されません。

そのため、企業は育児や介護を行う人材のほか、海外在住の優秀な人材を確保することに繋がるでしょう。

テレワークのリスクとは？

働く場所を自由に選べるテレワークですが、さまざまなリスクが生じる可能性も考えられます。

私物のパソコンを利用する場合、ウイルスの感染やセキュリティの漏洩に繋がる恐れがあるため注意が必要です。

さらに、ウイルス感染に気がつかないまま社内ネットワークに繋げてしまうことで社内にウイルスを繋げてしまう可能性もあります。

テレワーク専用の端末を企業で用意することで、未然に防ぐことができるでしょう。

もし、周辺機器のコストが気になるようであれば、ウイルス対策のソフトの購入がおすすめです。

テレワークの労務における注意点

テレワークでは自宅での業務になるため、企業で勤怠や業務の管理を行うことができません。

そこで、従業員が業務を効率的で円滑に進めるためには、スケジュール管理や業務をリアルタイムで可視化することが大切です。

柔軟な対応ができることで労働管理を行うことができ、残業時間の削減にも期待できるでしょう。

さらに、社内で顔を合わせることができないとコミュニケーション不足や連絡不足になる可能性もあり、情報通信技術をうまく活用することで従業員の業務状況を確認することができます。

こまめに相談できる環境作りが、良好なコミュニケーションを取るきっかけになるでしょう。

テレワークで必要な経費とは？

実際にテレワークを会社で行うためには、業務のために必要な経費がさまざま挙げられます。

労働基準法第89条では「労働者に食費や作業用品その他の経費の負担が発生する場合は、企業内での就業規則を決める必要がある」と定められています。

テレワークで発生する食費や作業品は、企業の規定によって決める必要があるでしょう。

パソコンやスマートフォンなどの周辺機器

テレワークを導入するために必要最低限の機器は、基本的に会社から貸し出すことが多く、これらの周辺機器は会社が全額負担してくれることがほとんどです。

個人所有のパソコンをテレワークとして利用する場合、情報漏洩の可能性が考えられるため、基本的には会社が用意したパソコンを使うことが望ましいでしょう。

貸し出されたパソコンに必要なソフトや設定を行う必要があり、主に社内メールの各種設定やWeb会議ソフト、ファイル共有ソフトなどが必要になるでしょう。

通信回線などのネット環境

テレワークで業務を行う場合には、ネット環境を整えることが原則とされています。

そこで、テレワーク開始以前から会社で貸し出していたパソコンやスマートフォン、通信費などは会社負担になることが多いです。

しかし、テレワークを行うために必要なインターネット回線がない場合は、工事費用や契約基本料が必要となり、この料金は自己負担になる可能性が高いでしょう。

月々の通信費は、個人利用と業務利用の切り分けが困難なので、会社から一定額を支給するケースが多いです。

テレワークの現状とは？

現在では多くの企業で広まっているテレワークですが、以前は勤怠管理や情報共有の難しさが原因として導入されることが少なかったと言われています。

しかし、働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業で導入が進んでいます。

さらに、情報通信技術の進歩やテレワーク向けのツールの開発により、導入しやすい環境になっています。

テレワークにかかる費用は会社負担？

テレワークに必要な費用負担は、企業と従業員のどちらが負担するか明確なルールが決められていません。

そのため、会社規定として明確にしておく必要があります。

しかし、パソコンなど業務に必要な設備費に関しては、会社負担になるケースがほとんどでしょう。

企業側は従業員が快適に業務を行うことができる環境を提供する必要があり、従業員の負担を考慮して環境を整えるべきでしょう。

テレワーク費用を会社負担で注意したいこと

テレワークに最低限必要なものはネットの環境ですが、実はその他にも経費がかかる費用の問題があります。

注意すべきポイントを確認し、テレワークでもオフィスと同じように快適に仕事ができるように環境を整える必要があるでしょう。

ネット環境以外でかかる費用もある

テレワークを導入する際にかかる通信などのほかに「水道光熱費」「消耗品費用」「郵便費用」がかかる可能性が考えられます。

オフィスではかからなかった経費も、テレワークになると費用がかかります。

特に光熱費は、テレワークになると必然と金額が高くなってしまい、通信やパソコンを起動するための電気代もかかってしまう恐れが考えられます。

これらの費用の負担もどのようにするか定めておく必要があります。

社員ひとりひとりに分けて経費を設定するより、「在宅勤務手当」として支給するのが良いでしょう。

リモートワークを行うための通信回線の種類

業務でインターネットに接続する場合、固定か無線の回線を利用する方法があります。

企業が負担しやすいということはありませんが、従業員のネット環境がもともとあるかどうかで負担の割合を決めておく必要があるでしょう。

固定では光回線かADSLを利用する

もともと家に固定回線が設置されている場合、通信費を分けることが難しいです。

従業員の自宅に業務の都合を理由に新たに開通する場合は、工事費を企業側か従業員のどちらが負担をするかを決めておく必要があるでしょう。

無線では企業からの支給を利用する

無線で使用する場合、モバイルルーターやUSB型データ端末機器を利用するのであれば、業務用とプライベート用で通信費用を分けるのは比較的簡単です。

しかし、スマートフォンのテザリング機能を利用する場合、個人のスマートフォンを使用してしまうと業務で使用したか個人で使用したかがわからなくなってしまう可能性があります。

そのため、スマートフォンのテザリングを使う場合はできる限り、企業から支給されたスマートフォンを利用することがおすすめでしょう。

通信料金を安くするためにできることとは？

インターネットの利用料金は、接続方法でかかる費用が異なります。

毎日使うインターネットの利用料金なので、少しでも節約したいものです。

通信料の相場や少しでも安くできる方法を理解して、テレワーク中でも節約を心がけましょう。

1ヶ月の通信料の相場

自宅でインターネットを使用する場合、固定か無線回線の2パターンを選択することができます。

固定回線の場合は、自宅に回線を引き込み接続するため、通信速度が速いメリットがあります。

しかし、引き込み工事のための工事費や工事の時間がかかるため、デメリットも考えられるでしょう。

月の通信料は4,000円から6,000円で少し高く設定されています。

モバイルルーターの場合は、引き込み工事の必要もないため、契約したらすぐに利用することができます。

持ち運びにも便利なサイズなので、テレワークだけでなく外出先でもネット環境が安定します。

月の通信料は3,000円から5,000円で、固定回線より低価格で使用できるでしょう。

通信料を抑えるならレンタルがおすすめ

インターネットが自宅に繋がれていない場合、テレワークのために固定回線やモバイルルーターを契約するのに気が引けるなら、モバイルルーターのレンタルがおすすめです。

固定回線やモバイルルーターを契約すると、契約期間の2年から3年は解約することができなくなってしまいます。

期間中に解約をしたいと考えると高額の違約金がかかる恐れもあり、大きな出費となるでしょう。

テレワーク期間だけ使いたい場合は、契約期間がないモバイルレンタルサービスがおすすめです。

レンタルであれば、限られた期間のみの契約になり、通信費の負担を最小限にすることができ、効率的に活用することが可能でしょう。

テレワーク導入で助成金・補助金を受けられる

新しくテレワークを導入するためには、パソコンやタブレットなどのツールを準備するのでコストもかかり、会社の負担になることも考えられます。

そこで、国や地方自治体が行なっているテレワーク助成制度を利用することで、コストの負担を最小限にすることができるでしょう。

助成金は中小企業も利用することができるため、この機会に検討してみても良いでしょう。

IT導入補助金とは？

経済産業省が行なっている「IT導入補助金」は、中小企業を中心に補助を行なっています。

生産性向上のためのITツールの導入やテレワークで使用する機器費用を一部補助するなど、最大で450万円の補助を受けられるでしょう。

手続きの流れは、利用したいIT導入支援事業者とITツールを選択し、行政サービスが利用できるためのアカウントを作成します。

申請ページから申請書類を作成し、申請後実際に契約し導入をしましょう。

注意したい点は、補助金制度の内容が一部変更することや公募が終了しているかもしれないことです。

詳しくは各ホームページなどで確認しましょう。

IT導入補助金のメリット

IT導入補助金のメリットは、少ない金額でITツールを導入できることです。

また、補助金なので返済する必要がありません。

補助金を受ける前に事業計画を提出することで申請が受理され、実績報告をしていることが条件になるでしょう。

さらに、中小企業や小規模事業者が活用することができ、業種を問わないため、幅広い活用が期待できます。

IT導入補助金の注意点

IT導入補助金は、補助金なので先に支払う必要があります。

申請した内容の実績をもとに補助金が入金されるため、先払いで負担になってしまう可能性が考えられます。

しかし、負担になるのは始めだけでしょう。

また、注意したいポイントは、補助金をもらってからの導入はできないことです。

働き方改革推進支援助成金とは？

「働き方改革推進支援助成金」とは、経済力の少ない中小企業を対象とした助成金制度です。

テレワークの導入や勤務時間の短縮、有給休暇の促進など目標とする成果に応じてコースが分かれています。

各コースの達成によって取り組みが異なるため、支給額も達成状況に応じて変化します。

テレワークコースの上限額は300万円とされており、幅広い取り組みができる点が魅力的な助成金でしょう。

働き方改革推進支援助成金のメリット

さまざまなコースが用意されており、各企業に合わせた利用方法ができることがメリットです。

特にテレワークコースを利用することで、企業のテレワーク導入を取り入れやすくなったことがメリットといえるでしょう。

また、正社員だけでなく派遣労働者がテレワークを行うことも対象になったため、幅広い活用が期待できるでしょう。

テレワーク促進助成金とは？

東京都限定で行なっている「テレワーク促進助成金」は、テレワーク導入に取り組む中小企業に対して、活動費用を負担する助成金です。

テレワークやモバイルワークに必要な通信機器やソフトを最大250万円まで助成してくれる制度です。

条件は、テレワークを決定してから3ヶ月以内でテレワーク勤務を6回以上実施していることです。

回数が6回未満になると減額される可能性があるので、注意が必要でしょう。

助成金対象者の要件は、中小企業で東京都に勤務する従業員が2人以上であることなどです。

テレワーク促進助成金の注意点

テレワーク促進助成金は事前給付ではないため、申請を行ってから受け取るまで時間がかかる可能性があります。

平均で半年から1年半の期間を見ておきましょう。

不備がない申請書類を準備し、少しでも早く受け取れるようにすることが大切です。

会社負担でネット環境を整えてテレワークを行おう

テレワークを導入するためには、企業がしっかりとした規定を作ることが大切です。

テレワークで必要な準備をしっかり整えることで、円滑な業務を進めることが期待できるでしょう。

多くの企業では、テレワークのネット環境などは会社負担になっているのが現状です。

少しでもコストを抑えたい場合は、国や地方自治体が運営する補助金や助成金を利用することで、コストを抑えたテレワークの導入ができるでしょう。